Что такое тайм-менеджмент
Представление о том, что время — деньги, уже давно стало общим местом. При этом нарастающий, галопирующий темп жизни, говорит о другом: время — дороже денег. Деньги можно заработать, накопить, но вот времени у каждого 24 часа в сутки и 7 дней в неделю. Дефицит времени стал хроническим явлением современности. Как же все успеть, не превращаясь в белку в колесе?
Смысл тайм-менеджмента можно, пожалуй, охарактеризовать известной притчей. Учитель показывает ученикам пустую банку, затем кладет в нее крупные камни. В банку помещается их несколько штук. «Полная ли банка?»- спрашивает он учеников. "Да, полная«,- отвечают они. Тогда учитель кладет в банку камни поменьше, которые легко занимают место между крупными булыжниками. «А теперь она полная?» — «Да, полная». Процедура повторяется с галькой, затем мелким песком, и когда кажется, что в банку уже ничего не поместится, учитель осторожно вливает туда воду. Метафора ясна: банка — это наша жизнь, а камни, песок и вода — то, чем мы ее заполняем. И совершенно очевидно, что замусорив отведенное нам время мелкими проблемами, мы не успеем сделать самое главное.
Теоретик и практик отечественного тайм-менеджмента Глеб Архангельский, основавший компанию «Организация времени», считает, что «тайм-менеджмент — это искусство определить, что является для тебя главным и на что в первую очередь надо потратить время. И когда человек это понимает, оказывается, что вся суета, суматоха и беготня ему навязаны. Это какие-то чужие срочности и авралы, а на самое главное для себя времени не хватает. И вот если человек это понял, то торопиться ему уже не нужно. Он может спокойно, не дергаясь тратить время на ключевые для себя вопросы».
Говоря о традициях отечественного тайм-менеджменте, нельзя не сказать о том, что организованность, упорядоченность вообще несвойственна ни нашему менталитету, ни нашим жизненным реалиям. Не секрет, какие трудности испытывают иностранные бизнесмены, сталкиваясь с непредсказуемостью российской жизни, с невозможностью разложить все по полочкам, распланировать до минуты. Поезд может опоздать, клиент не прийти на встречу, подрядчики могут подвести. О каком планировании тут вообще, казалось, можно говорить! Русские люди в своем большинстве наделены творческим, интуитивным мышлением, которое помогает им «выживать» в условиях неопределенности, но, с другой стороны, делает его неспособным жить по установленному графику, создает трудности с самоорганизацией. Естественно, западные методики в российских условиях просто не работают. Это прекрасно осознают тайм-менеджеры, разрабатывая и применяя оригинальные технологии управления временем.
Каждый человек может выработать свой индивидуальный стиль управления временем. Планирование необходимо, но оно должно быть гибким, должно учитывать ваш характер, особенности мышления и образ жизни. Тайм-менеджмент учит расставлять приоритеты, выделять ключевые дела, грамотно отдыхать. Показательно, что свою книгу «Тайм-драйв: как успеть жить и работать» Глеб Архангельский начинает именно с описания правильного отдыха. В условиях аврала и страшной спешки мы склонны действовать стереотипно, либо, наоборот, импульсивно. Ни то, ни другое не уменьшает суматохи. Поэтому надо учиться делать перерывы, отдыхать еще до того, как вы устали и потеряли контроль над собой и своим временем. Причем не просто попить чаю или выйти покурить во время рабочего дня, а переключиться, дать возможность нашему мозгу полноценно отдохнуть от работы. Это должно занимать 5 минут каждый час или 15 минут каждые полчаса, но это необходимые инвестиции в качество вашей работы.
Интересная методика предлагается для решения больших, неподъемных дел. Написать статью, достроить дачу, выучить иностранный язык, когда времени не хватает даже на текущие дела, — такие ситуации тайм-менеджеры называют «слонами». Эти «слоны» надо делить на «бифштексы», то есть устанавливать небольшую, но четко определенную порцию «слона». Например, в течение этой недели разработать план статьи, на следующей — написать вводную часть и так далее. Если каждую неделю съедать по «бифштексу», то окажется, что неподъемный «слон» постепенно тает.
Есть другая категория дел, которые накапливаются в силу того, что нам неприятно их делать. Специалисты называют их «лягушками». Как говорит Глеб Архангельский, «есть такие проблемы — звонок неприятному клиенту, записаться к зубному, сделать выговор подчиненному, — которые времени не требуют, но они достаточно неприятны. Поэтому они очень часто откладываются, переносятся. С „лягушками“ есть тоже очень простая техника работы: каждое утро съедай одну лягушку. Вы приходите утром , вам работать не хочется, и вы съедаете эту лягушку, но зато потом весь день счастливы. потому что вы уже все самое страшное сделали. На следующий день — следующую лягушку, и очень быстро все мертвые дела сдвинуться с мертвой точки.»
Большое внимание тайм-менеджеры отводят так называемому «здоровому пофигизму» и творческой лени. По сути, это ни что иное как интуитивное нежелание выполнять те дела, которые нам не интересны и не нужны, и, как правило, не несут пользы. Все слышали армейское правило: «Не спеши выполнять приказ — отменят». Ведь действительно, прежде чем приступать к какому-либо делу, надо четко понимать, что результаты не будут бессмысленны или даже не принесут лишних хлопот в результате обстоятельств, которые трудно предусмотреть. Так один из приближенных Ивана Грозного, получив приказание казнить того или иного, тайно сохранял осужденному жизнь. Этим он оказывал царю огромную услугу, так как неоднократно Иван Грозный остывал и начинал жалеть о поспешном решении. Более того, в таких ситуациях мнительный и жестокий царь мог обрушить свой гнев на слишком ретивых приспешников.
Что касается лени, то ее, по мнению тайм-менеджеров, можно сделать источником творчества и нетривиальных решений, моментом, когда количество действий переходит в качество. Почему нам лениво что-то делать? Может, нам навязали какие-то задачи, невыполнение которых никто и не заметит, а может скучные, рутинные процедуры требуют иного подхода? Если это тот самый случай, то отбросьте угрызения совести и позвольте себе лениться.
Чтобы справиться с грузом всевозможных дел, можно использовать матрицу Эйзенхауэра. На листке бумаги рисуется квадратная таблица в 4 ячейки, и все задачи разносят по параметрам срочное и важное. У нас появляется, таким образом, четыре группы:
1. Важное и срочное. Это те дела, которым надо уделить внимание в первую очередь. Однако если их скапливается слишком много, значит, они либо маскируются под таковые, либо организация вашего труда требует серьезных изменений.
2. Важное и несрочное. Глеб Архангельский их называет наиболее «ущемленными», связанными с собственным развитием. При этом он советует внимательно присмотреться к взаимоотношению дел 1 и 2. Возможно, надо лечить причины, а не устранять последствия.
3. Неважные и срочные. Именно эти дела мы часто путаем с важными и срочными.
4. Неважные и несрочные. Как правило, это самые интересные дела, и начиная с них свой рабочий день, мы неизбежно задвигаем на задний план все остальные. Результат: сверхурочная работа, аврал в конце недели или месяца и т.д.
Организуя свое время, нельзя забывать о целях. Дело в том, что цель — мощное и эффективное средство управления времени и, в целом, работы над собой. Грамотно поставленная цель — это первый шаг к упорядочиванию жизни и структурированию своего времени. Пока перед нами нет четко очерченных целей, мы всегда рискуем поддаться обстоятельствам, плыть по течению. При этом постановка цели помогает определить, насколько близко мы к ней придвинулись, насколько наши действия эффективны. Достижение цели приносит нам чувство глубокого удовлетворения, радости, которое подкрепляет эффективную модель поведения и заставляет нас ставить более высокие цели и вновь их добиваться.
Однако в постановке целей необходимо помнить, что, во-первых, цель должна быть конкретной, и, во-вторых, зависеть только от вас. Задаться целью «стать главным бухгалтером» похвально, но не эффективно и порой даже вредно. Вы можете сделать все наилучшим образом, но должность так и не получите. «Стать профессионалом» в своей области тоже хорошая цель, но как вы измеряете профессионализм? Правильнее в таком случае поставить перед собой цели в роде «овладеть таким-то языком программирования» или «научиться оформлять отчет с помощью Excel». При этом надо ставить сроки — тоже конкретные и выполнимые.
Грамотная организация собственного времени может принести значительные результаты. Главный из них — это достижение ощущения, что что время не ускользает, а работает на вас, на ваши ценности и жизненные цели. Исчезает бесконечная гонка, находится время для приятных дел, для того, чтобы побыть с самим собой. Жизнь наполняется смыслом, потому что мы наполняем ее важными и интересными делами.
Автор — Елена Абрамова
Рекомендуемый материал:
Тайм-менеджмент — Тренинги и семинары